Tutorial Excel – 10 comenzi utile în Microsoft Excel

Un tutorial Excel e foarte util atunci când începi să înveți programul sau ai nevoie rapid de o comandă. Colecţia de sfaturi de mai jos vă va face viaţa mai uşoară în programul de calcul.

Acest tutorial Excel vine în întâmpinarea rezolvării unora dintre cele mai întâlnite dileme în programul Microsoft Office. Eu folosesc suita de aplicaţii de birou a celor de la Microsoft încă din 1999, de pe vremea când Office 97 era cea mai recentă versiune şi funcţiile pe care le foloseam erau extrem de limitate.

În timp am învăţat să profit şi de formule, dar mai ales am învăţat să apreciez elementele noi pe care gigantul din Redmond le introduce la fiecare câţiva ani. Partea bună este că schimbările rareori sunt radicale, cum s-a întâmplat între Office 2003 şi Office 2007. Tocmai din acest motiv, toate sfaturile pe care le  voi detalia în acest tutorial de Microsoft Excel, funcţionează la fel de bine în Microsoft Office 2007, Office 2010 şi Office 2013.

Tutorial Excel – Cum atașăm un comentariu

Indiferent dacă distribuiți un document de la o persoană la alta sau îl folosiţi rar, comentariile reprezintă o metodă foarte eficientă pentru a explica ce se petrece în interiorul său, ce rol au anumite formule şi unde ar fi bine să nu umblaţi pe viitor. Există două tipuri de comentarii în Microsoft Excel, unul se referă la formule şi al doilea e referă la nişte mici pop-up-uri care plutesc deasupra unei celule. Pentru a ataşa un comentariu la o formulă este suficient să introduceţi după terminarea redactării formulei + N(„orice comentariu între ghilimele”). Ca şi exemplu, în cazul în care calculaţi o sumă pentru două celule comanda pe care trebuie să o inseraţi este =SUM(A1, A2) +N(„Aceasta este o suma”) .

Pentru a ataşa un comentariu unei celule, similar cu formatul ilustrat în imaginea de mai sus, faceţi click pe celula vizată, mergeţi la pagina de Review şi alegeţi New Comment. Imediat va apărea un pop-up în care puteţi introduce câteva linii de text relevante pentru respectiva situaţie. După ce aţi terminat editarea comentariului, faceţi click în afara celulei şi acesta va fi redus la un triunghi roşu în colţul din dreapta sus al respectivei celule. Când veţi face din nou click pe celula respectiva acesta va apărea, iar dacă vreţi să-l ştergeţi complet, este suficient să faceţi click dreapta pe aceeaşi celulă şi să alegeţi din meniul contextul Delete Comment.

Tutorial Excel – Cum dezactivaţi calcularea automată

Implicit, de fiecare dată când deschideţi sau închideţi un tabel în Microsoft Excel, sunt recalculate toate formulele. Acelaşi lucru se întâmplă şi dacă introduceţi o valoare nouă într-o celulă legată de un flux de calcule mai complex. De multe ori, un astfel de scenariu este util. Altă dată însă este enervant, mai ales în cazul unui sistem mai puţin performant să aştepţi câteva secunde până să începi să editezi un document.

Din fericire, nu este foarte greu să dezactivaţi această funcţie, chiar şi dacă o veţi face doar temporar, cât timp lucraţi la un singur document. Deschideţi meniul File din stânga sus, faceţi un click pe Options şi, în noua fereastră care va apărea, un al doilea click pe Formulas. Aici veţi fi întâmpinat de un meniu similar cu cel de mai sus, în care, valoarea Automatic este bifată implicit. Bifaţi Manual şi confirmaţi alegerea cu Ok. Aceleaşi funcţii le găsiţi şi pe pagina Formulas din Excel, la secţiunea Calculation Options. Ca un mic detaliu, după ce aţi activat calcularea manuală a formulelor, pentru a declanşa procesul, faceţi click în orice celulă din tabel şi apăsaţi pe F9. Acelaşi efect îl are butonul Calculate New din meniul Formulas.

Tutorial Excel – Cum transformi un rând într-o coloană şi invers

Motivele pentru care v-aţi dori să schimbaţi un rând într-o coloană sau invers sunt variate. Indiferent de motiv însă, e bine de ştiut că procedura poate fi realizată printr-un simplu copy-paste, dacă mai aveţi grijă la câteva elemente.

Pornim de la un tabel cu un număr irelevant de linii şi coloane. Îl selectăm şi îl copiem, fie prin combinaţia CTRL+C, fie prin click dreapta în interiorul său şi copy.  Rămâne să alegeţi destinaţia, indiferent dacă este în acelaşi tabel sau într-un document complet diferit. Faceţi click dreapta în spaţiu liber şi din meniul contextul alegeţi Paste special. Pe ecran vă va fi afişată o fereastră cu mai multe opţiuni. Înainte de a face click pe Ok, bifaţi în colţul din dreapta jos opţiunea Transpose. Asta a fost tot.

Tutorial Excel – Cum schimbi rapid din majuscule în minuscule

Cu toate că în Microsoft Word există un buton special pentru această acţiune, în Excel este un pic mai complicat să schimbi rapid tipul de caractere cu care ai scris un text. Începeţi prin a defini destinaţia noilor câmpuri de tabel printr-un click. În zona de formulă introduceţi una din trei formule urmată de două paranteze rotunde în interiorul cărora definiţi celula, coloana sau linia. Variantele sunt =Upper(B1) pentru convertirea conţinutului celulei B1 în majuscule, =Lower(B1) pentru convertirea conţinutului în minuscule, =Proper(B1) pentru convertirea caracterelor în format de propoziţie, prima literă mare şi celelalte mici. Pe acest principiu, dacă vreţi toate numele din coloana A transformate în majuscule în coloana B, faceţi click pe prima celulă din coloana B şi introduceţi =Upper(A1), confirmaţi comanda cu apăsarea tastei Enter.

Tutorial Excel – Cum converteşti o formulă într-o valoare statică

După ce definiţi nişte formule complexe şi aţi obţinut valorile dorite, v-aţi dori mai multă libertate cu respectivele rezultate. Mai mult decât atât, aţi vrea poate să le pasaţi mai departe fără ca destinatarul să ştie de unde au pornit.

Soluţia constă în a copia valorile dintr-o coloană cu tot cu formulele din spate, prin CTRL+C sau click dreapta Copy şi de a face click dreapta într-o celulă de destinaţie. Din noul meniu contextual alegeţi Paste Special, iar din noua fereastră bifaţi funcţia Values şi confirmaţi alegerea cu Ok. O altă soluţie cu acelaşi deznodământ implică să faceţi click pe cuvântul Paste din meniul Home şi să alegeţi de acolo Values. Pentru a elimina formula dintr-o singură celulă, faceţi un click în bara de formulă a respectivei celule şi apăsaţi tata F9. Automat, veţi rămâne doar cu valoarea rezultată din acea formulă.

Tutorial Excel – Formatarea condiţionată a celulelor

În meniul Home din Microsoft Excel se află un buton intitulat Conditional Formatting. În practică, scopul acestuia este de a vă colora un set de celule respectând anumite criterii. Acesta este în special util atunci când aveţi foarte multe valori numerice într-un tabel şi vreţi să le găsiţi mai uşor pe cele care vă interesează. Dacă într-un coloană există 1.000 de numere şi vreţi să le găsiţi rapid pe cele mai mari de 300, selectaţi respectiva coloană, faceţi click pe Conditional Formatting şi alegeţi Highlight Cells – > Greater Than.

În noua fereatră introduceţi numărul 300. Pe acelaşi principiu, puteţi evidenţia valori mai mici decât un anumit număr, egale cu o anumită valoare, valorile care se repetă sau celulele care conţin un anumit grup de litere sau cuvinte. Pentru a anula formatarea condiţionată, selectaţi coloana în care a fost aplicată şi din meniul Condition Formatting alegeţi Clear Rules – > Clear Rules from Selected Cells.

Tutorial Excel – Buton de acces rapid la Calculator

În bara de titlu din Excel, pe lângă butoanele de Undo/Redo sau Save, se pot adăuga multe alte funcţii pe care să le accesaţi rapid. Una dintre cele mai utilă constă în aplicaţia Calculator din Windows. Având în vedere că vorbim de o aplicaţie de calcul tabelar, micul Calculator este în special util.

Pentru a insera în acea bară de acces rapid o scurtătură către Calculator, faceţi click pe săgeata în jos din partea dreaptă a butonul Redo şi un al doilea click pe More Commands. Din partea dreapta a noi ferestre, din secţiunea Choose commands from, optaţi pentru Commands Not in the Ribbon. Instant, sub acel buton, va apărea o listă stufoasă în care veţi găsi şi Calculator. Selectaţi-l şi faceţi click pe Add>> pentru a-l muta în lista din dreapta. Ieşiţi din această fereastră cu Ok şi veţi observa o nouă icoană în bara de titlu similară cu cea din captura de mai sus. Faceţi click pe ea şi veţi porni calculatorul integrat în Windows.

Tutorial Excel – Cum ataşaţi o imagine de fundal

De dragul diversităţi sau pentru ca o prezentare să nu fie foarte banală, puteţi insera în spatele unui tabel o imagine de fundal. Impactul va fi similar cu cel din imaginea de mai sus. După ce v-aţi decis pe o poză, fie foarte închisă, fie foarte deschisă, din meniul Page Layout alegeţi Background. Automat vi se va deschide o fereastră de Browse prin intermediul căreia puteţi ajunge rapid la fotografia dorită. După această etapă este foarte probabil să fiţi nevoiţi să schimbaţi un pic culorile la caracterele din tabel pentru ca acesta să fie la fel de citeţ.

Tutorial Excel – Cum listaţi doar o anumită zonă

Pentru că nu aveţi nevoie de fiecare dată de un întreg tabel tipărit, ar fi bine să ştiţi cum optaţi doar pentru imprimarea unei anumite bucăţi. Nu este exclus ca pe lângă un set de valori să aveţi nevoie pe aceeaşi foaie şi de un cap de tabel, o particularitate care trebuie de asemenea avută în vedere.

În primul rând, trebuie să selectaţi zona de interes, să accesaţi meniul Page Layout şi, dintr-un click pe Print Area, să alegeţi Set Print Area. În cazul în care aveţi şi un cap de tabel pe care îl doriţi afişat pe fiecare pagină, tot din meniul Layout, faceţi click pe Print Titles. În noua fereastră de Page Setup care vă va fi afişată, similară cu cea de mai sus, în zona de Print Titles, puteţi introduce câteva rânduri sau coloane pe care le doriţi repetate. Tot de aici, dacă este cazul, puteţi opta listarea de comentarii sau erori din anumite formule. Tot din meniul Print Area, pe care îl găsiţi la Page Layout, puteţi adăuga conţinut suplimentar la o zonă de imprimare, după ce aţi definit-o –> Add to Print Area sau puteţi anula orice selecţie anterioară printr-un click pe Clear Print Area.

Tutorial Excel – Un cap de tabel, vizibil în permanenţă

În cazul tabelelor foarte stufoase, cu un număr de linii sau coloane care depăşeşte volumul de informaţii pe care îl vedeţi într-un singur ecran, e bine să vă obişnuiţi să „îngheţaţi“ liniile sau coloanele pe care le aveţi definite ca şi cap de tabel. Pentru a apela la această opţiune, mergeţi în meniul View şi faceţi un click pe Freeze Panes. Automat, vor fi îngheţate pe ecran liniile sau coloanele pe care le aveţi selectate în acel moment. Dacă vreţi să aveţi doar prima linie sau prima coloană afişată în permanenţă pe ecran, faceţi click pe Freeze Top Row sau Freeze First Column. În cazul în care aţi terminat lucrul la un tabel şi nu mai aveţi nevoie de acele linii îngheţate, faceţi click în acelaşi meniu de Freeze Panes şi selectaţi Unfreeze Pane.

„Gadget de student“ se întinde pe parcursul a aproape două luni și avem multe de spus despre ce gadgeturi și produse terțe ar fi necesare unui student. La fiecare două zile vom publica un articol în campania „Gadget de student“, aducând laolaltă sfaturile și gadgeturile pentru un plus de eficiență în viața de student.